La Gestión Documental del Sistema de Gestión de Calidad
Main Article Content
Abstract
La gestión documental en una organización es fundamental para su correcto funcionamiento y adecuado desarrollo. A medida que una organización crece, su volumen de documentos también lo hace por ende conforme pasa el tiempo los documentos se acumulan, convirtiéndose en un proceso tedioso el hecho de buscar un archivo antiguo o archivar uno nuevo. Con el desarrollo de nuevas tecnologías aparecen las soluciones a muchos problemas de los usuarios de acuerdo a sus requerimientos y los del entorno en el que se desarrolla, es por ello que el presente trabajo tiene como objetivo conocer los aspectos generales que sirven de base teórica y metodológica para la gestión documental del sistema de gestión de calidad en una institución educativa. Se abordan temas relacionados con calidad, gestión de calidad, sistemas de gestión de calidad, documentación del sistema de gestión de calidad, gestión documental y su desarrollo, sistemas de gestión documental y las herramientas informáticas, utilizadas en varias universidades del mundo para diseñar, implementar, supervisar y mejorar los procesos de gestión documental.
Article Details
Aquellos autores/as que tengan publicaciones con esta revista, aceptan los términos siguientes:
- Los autores/as conservarán sus derechos de autor y garantizarán a la revista el derecho de primera publicación de su obra, el cuál estará simultáneamente sujeto a la Licencia de reconocimiento-no comercial de Creative Commons 4.0 que permite a terceros compartir la obra siempre que se indique su autor y su primera publicación esta revista. Bajo esta licencia el autor será libre de:
- Compartir — copiar y redistribuir el material en cualquier medio o formato
- Adaptar — remezclar, transformar y crear a partir del material
- El licenciador no puede revocar estas libertades mientras cumpla con los términos de la licencia
Bajo las siguientes condiciones:
- Reconocimiento — Debe reconocer adecuadamente la autoría, proporcionar un enlace a la licencia e indicar si se han realizado cambios. Puede hacerlo de cualquier manera razonable, pero no de una manera que sugiera que tiene el apoyo del licenciador o lo recibe por el uso que hace.
- NoComercial — No puede utilizar el material para una finalidad comercial.
- No hay restricciones adicionales — No puede aplicar términos legales o medidas tecnológicas que legalmente restrinjan realizar aquello que la licencia permite.
- Los autores/as podrán adoptar otros acuerdos de licencia no exclusiva de distribución de la versión de la obra publicada (p. ej.: depositarla en un archivo telemático institucional o publicarla en un volumen monográfico) siempre que se indique la publicación inicial en esta revista.
- Se permite y recomienda a los autores/as difundir su obra a través de Internet (p. ej.: en archivos telemáticos institucionales o en su página web) antes y durante el proceso de envío, lo cual puede producir intercambios interesantes y aumentar las citas de la obra publicada. (Véase El efecto del acceso abierto).
References
Alfresco Enterprise 4 Delivers Mobile Content & Social Publishing for Users and Forms the Foundation for Alfrescos New Cloud Service. 2012. Alfrescos New Cloud Connected Content Platform Enables Enterprise Tablet Productivity [en línea]. London. Disponible en: http://www.alfresco.com] [Consulta: 25 febrero 2020].
Alonso, J. 2007. Gestión de la Información, gestión de contenidos y conocimiento. En: II Jornadas de trabajo del Grupo SIOU. Salamanca: Universidad de Salamanca.
Alonso, J. A., García, M. y Lloveras, M. R. 2015. La norma ISO 15489 un marco sistémico de buenas prácticas de gestión documental en organizaciones [en línea]. España. Disponible en: Http:// [Consulta:
18 febrero 2020].
Amaya, S. H. 2011. Propuesta de implantación de un sistema de gestión documental informatizado en la Universidad Francisco Gavidia de el salvador. Tesis de Maestría. Andalucía, España, Universidad Internacional de Andalucía.
Ayala, M. L. y Moreno, J. O. 2018. Guía para implementar la gestión documental armonizada con la gestión de la calidad y la ley general de archivo. Tesis de Maestría. Bogotá D.C, Universidad Santo Tomás.
Becerra, F. Á., Andrade, A. M. y Díaz, L. I. 2019. Sistema de gestión de la calidad para el proceso de investigación: Universidad de Otavalo, Ecuador. Revista actualidades Investigativas en Educación, vol.
19 (no.1), 1-32.
Borja, L. K., Murillo, N. V., Rendón, D. A., Pizarro, L. E. y Meneses, L. A. 2018. Definición de un sistema de gestión documental en la Universidad Estatal de Milagro. Contribuciones a las Ciencias Sociales [en línea]. vol. 1. Disponible en: https://www.researchgate.net/publication/327644337 [Consulta: 18 febrero
2020]. ISSN 1988-7833.
Camisón, C., Cruz, S. y González, T. 2006. Gestión de la calidad: Conceptos, enfoques, modelos y sistemas.
Madrid, España: PEARSON EDUCACIÓN, S. A. p. 1464. ISBN 4-205-4262-8.
Chávez, Y. y Pérez, H. 2013. Gestión documental, Gestión de información y Gestión del conocimiento:
nociones e interrelaciones. Bibliotecas Anales de Investigación, (no. 8-9), 222-227.
Chávez, Y. y Pérez, H. 2013. Gestión documental, Gestión de información y Gestión del conocimiento:
nociones e interrelaciones. Reflexiones, (No. 8-9), 222-227.
Cordero, D. M. 2015. Sistema de Gestión Documental [en línea]. Universidad Católica de Cuenca.
Disponible en: https://www.researchgate.net/publication/287196083 [Consulta: 18 febrero 2020].
Crosby, P.B. (1989a), La organización permanentemente exitosa. McGraw-Hill Interamericana de México, México.
Del, J. y Mena, M. 2011. La gestión de documentos de archivo en el actual contexto organizacional y la introducción a la Norma ISO 15489. Revista Cubana de ACIMED [en línea]. vol. 22 (no. 1). Disponible en: http://scielo.sld.cu [Consulta: 18 febrero 2020].
Deming, W.E. (1982), Out of the Crisis. Quality, Productivity and Competitive Position. MIT, Cambridge. Eloff, J. y Eloff, M. 2005. Information security architecture. Computer Fraud & Security, (S.N), 10-16.
Espinosa, Y. y López, C. R. 2013. Business Process Modeling: Evolution of the Concept in a University
Context. Computación y Sistemas, vol. 17 (no.1), 79-93.
Fernández Valdarrama, L. D. 2001. Gestión Documental. Caracas-Venezuela: CEFALEA.
Font, O. 2013. Implementación de un sistema de gestión documental en la Universidad Central ¨Marta Abreu¨ de las Villas, Cuba: Facultad de Ciencias de la Información y de la Educación. Tesis de Doctorado. Granada, Universidad de Granada, Universidad de la Habana.
Font, O. y Ruiz, A. Á. 2012. Diagnóstico sobre la gestión documental y de archivos en la Universidad Central
Marta Abreu de las Villas. Cuba: Caso de estudio. Revista Española de Documentación Científica, 35 (4),
573-598.
Freire, L. 2014. Estudio de factibilidad para la implementación del Sistema de Gestión Documental “Quipux” en la Universidad Regional Autónoma de los Andes. Revista de Ciencia, Tecnología e Innovación, vol.1 (no. 1), 95-106.
Ishikawa, K. (dir., 1984), Quality control circles at work. JUSE / Asian Productivity Organization, Tokio.
Edición española: Práctica de los círculos de control de calidad. Tecnologías de Gerencia y Producción, Madrid, 1988.
García, R. y Galán, B. M. 2015. Herramientas para la gestión de los documentos electrónicos en los nuevos servicios de información y documentación. Universidad Carlos III de Madrid: Editorial Everest.
Gauchi, V. 2012. Aproximación teórica a la relación entre los términos gestión documental, gestión de información y gestión del conocimiento. Revista Española de Documentación Científica, vol. 35 (no. 4),
531-554.
Heredia, A. 2011. Gestión documental y calidad [en línea]. Sevilla, España. Disponible en:
http://www.mundoarchivistico.com [Consulta: 25 febrero 2020].
Juran, J.M. (1982), Upper Management and Quality. Juran Institute, Nueva York.www.FreeLibros.org
ISO. 2001. Information et documentation - «Records management» - Partie 2: Guide pratique ISO/TR 15489-
2:2001(E):01 Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines. Switzerland.
ISO. 2001. Parte 1 Generalidades ISO 15489-1:2001(E):01 Información y documentación - Gestión de documentos-. Suiza.
ISO. 2005. (ISO/TR 10013:2001 (traducción certificada), IDT) ISO/TR 10013: 2005:05 directrices para la documentación de sistemas de gestión de la calidad. Cuba.
ISO. 2011. Information and documentation - Management systems for records -Fundamentals and vocabulary ISO 30300:2011(F):11 Information et documentation - Systèmes de gestion des documents d’activité -Principes essentiels et vocabulaire. Suiza.
ISO. 2015. Fundamentos y vocabulario ISO 9000:2015 (traducción oficial): 15 Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y vocabulario. Ginebra, Suiza.
ISO. 2015. Requisitos ISO 9001:2015 (traducción oficial):15 Sistemas de gestión de la calidad - Requisitos.
Ginebra, Suiza.
ISO. 2018. [ISO 9004: 2018, (Traducción certificada), IDT] NC-ISO 9004: 2018:18 GESTIÓN DE LA CALIDAD ─ CALIDAD DE UNA ORGANIZACIÓN ─ ORIENTACIÓN PARA LOGRAR EL ÉXITO SOSTENIDO. Cuba.
ISO. 2019. Information et documentation - Systèmes de gestion des documents dactivité - Exigences ISO
30301:2019(E):19 Information and documentation - Management systems for records -Requirements. Switzerland.
Lacombe, C. 2007. Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestión Archivística de Documentos. En: El documento electrónico, su gestión y los servicios a la ciudadanía desde una perspectiva archivística. Chile: Archivo Nacional - Brasil.
Mancillas, M. E. 2006. Perspectiva Administrativa del IWA 2 aplicada al programa del tutor. Monterrey, N.L. México.
Mercado, B. 2017. Avances y desafíos de la gestión documental en las organizaciones. España: Universidad
Alberto Hurtado.
Michelena, E., González, A., Barceló, Y., Ramos, R. y Mendiola, G. 2008. Un Enfoque de Mejora en la Implantación y Mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad. En: 14 Convención Científica de Ingeniería y Arquitectura. La Habana, Cuba: Cujae.
Moro, M. M. 2011. La relevancia de auditar requisitos de información en el diseño de sistemas de gestión de documentos. Métodos tradicionales, enfoques emergentes. INVESTIGACIÓN BIBLIOTECOLÓGICA, Vol. 25 (No.53), 201-230.
Nayar, L. 2010. La gestión documental. Conceptos básicos. Consultora de ciencias de la información, (no.
020), 1-14.
Pérez, M. F. 2017. Propuesta para la automatización del sistema de gestión de calidad (SGC) en la Empresa Mundo Uniforms, mediante el uso del software informático ISONIC. Trabajo de Diploma. Bogotá D.C, UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA.
Puentes, M. 2017. Propuesta metodológica para articular la gestión documental con los requisitos de la Ley
General de Archivos y la norma técnica internacional ISO 9001:2015. SIGNOS, vol. 9 (no. 2), 81-95.
Rodríguez, J. V. y González, J. 2002. Integración de las tecnologías de flujo de trabajo y gestión documental para la optimización de los procesos de negocio. Ciencias de la Información, vol. 33 (no. 3), 17-28.
Rodríguez, Y. 2015. Gestión de Información y del Conocimiento para la toma de decisiones organizacionales. Bibliotecas Anales de investigación, vol. 11, 150-163.
Rodríguez, Y., Castellanos, A. y Ramírez, Z. 2016. Gestión documental, de información, del conocimiento e inteligencia organizacional: particularidades y convergencia para la toma de decisiones estratégicas. Revista Cubana de Información en Ciencias de la Salud [en línea]. vol. 27 (no. 2). Disponible en: http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=377645765007 [Consulta: 17 febrero 2020]. ISSN 2307-2113.
Ruiz, M. L. Á. y Bodes, A. 2014. La Gestión Documental y su Impacto en el Sector Empresarial Cubano.
Revista Internacional de Gestión del Conocimiento y la Tecnología, vol. 2 (no. 1), 60-75.
Sa, C. R. 2010. OpenKM, gestor documental de código libre para la pyme [en línea]. España. Disponible en:
https://www.pymesyautonomos.com [Consulta: 25 febrero 2020].
Solis Gonzalez, J., & Rositas Martínez, J. 2016. NIVEL DE ADECUACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD. VinculaTégica, 1472-1493.
Solms, B. V. y Solms, R. V. 2004. The 10 deadly sins of information security management. Computers & Security [en línea]. 23. Disponible en: www.elsevier.com/locate/cose [Consulta: 25 febrero 2020].
Susanto, H. y Nabil, M. 2018. INFORMATION SECURITY MANAGEMENT SYSTEMS A Novel Framework and Software as a Tool for Compliance with Information Security Standards. Canada: Apple Academic Press Inc. p. 327.
Susanto, H., Nabil, M., Chee, Y. y Sabih, M. 2012. I-SolFramework: An Integrated Solution Framework Six Layers Assessment on Multimedia Information Security Architecture Policy Compliance. International Journal of Electrical & Computer Sciences IJECS-IJENS, Vol. 12 (No. 01), 20-28.
Triana, Y., Febles, J. P., Mena, M., González, N. y Garcia, M. 2018. Diagnóstico de los sistemas de gestión documental para desarrollar la gestión del conocimiento. Ingeniería Industrial, vol. XXXIV (no. 1), 46-
55.
Wright, T. 2013. Information Culture in a Government Organization: Examining Records Management Training and Self-Perceived Competencies in Compliance with a Records Management Program. Emerald Group Publishing Limited [en línea]. Vol. 2314-36 (no. 1). Disponible en: https://www.researchgate.net/publication/ [Consulta: 19 febrero 2020].
Zapata, C. A. (2012). La gestión documental en el desarrollo del programa de gobierno en línea de Bogotá.
Códices, vol. 8 (no. 2), 77-112.