Sistema de gestión de mantenimiento

Organización del mantenimiento

La organización del mantenimiento de cualquier empresa era definida como la planificación y administración de los recursos (personal, repuestos, equipamientos) para su adecuación a la carga de trabajo esperada. Aunque esas actividades forman parte de la organización del mantenimiento, la definición debe ser ampliada. La organización del mantenimiento debe estar orientada a la administración y solución de los problemas en la producción, de la manera que la empresa sea competitiva. El mantenimiento es una actividad estructurada en la empresa, integrada a las demás actividades, que ofrece soluciones buscando maximizar los resultados (Moubray, 2004Moubray, J. M. (2004). RCM II. Mantenimiento centrado en confiabilidad (Segunda Edición). Ellmann, Sueiro y Asociados, España.).

La estructura del mantenimiento puede ser encontrada en cualquier lugar y situación diferente. Es por eso, que tanto la estructuración y subordinación del mantenimiento puede tener variaciones que dependen de la diversificación de las actividades, de la magnitud de la empresa y de las características de la producción o los servicios. No resulta difícil imaginar los diferentes aspectos que incluye la actividad del mantenimiento en una refinería, una planta siderúrgica, una termoeléctrica o un hospital; solo por citar algunos ejemplos.

Producción y Mantenimiento son dos elementos igualmente importantes del proceso productivo, por lo que ambos deben y tienen que estar directamente subordinados a la dirección empresarial, siempre bajo el principio de solventar la “contradicción” operación-mantenimiento.

El principal cliente de mantenimiento es operación. El concepto de cliente interno aparece a mediados de los años 80, con la introducción masiva de las formas de gestión de empresas japonesas. Es un concepto muy interesante para cadenas de producción, en las que una fase de la producción proporciona la ‘materia prima’ con la que se elaborará la siguiente. Este concepto de cliente interno se aplicó también a otros departamentos, estableciéndose en multitud de empresas en que Mantenimiento es el ‘proveedor’ de producción y éste, por tanto, su cliente. Según esa concepción, otros departamentos, como Ingeniería, Métodos o Compras, también son proveedores de Producción (Martínez-Pérez, 2017Martínez-Pérez, F. (2017). Mantenimiento Industrial. Conceptos y aplicaciones. Editora MINAZ, La Habana, Cuba.).

Esta forma de establecer la relación entre Mantenimiento y Producción tal vez sea válida en entornos en los que no existe Gestión de Mantenimiento, donde Mantenimiento tan solo se ocupa de la reparación de las fallas que comunica Producción. Pero esta situación es muy discutible cuando el mantenimiento se gestiona, entendiendo por gestionar, tratar de optimizar los recursos que se emplean. En estos casos, Producción y Mantenimiento son dos elementos igualmente importantes del proceso productivo, dos ruedas del mismo carro.

Un carro que, por cierto, tiene más ruedas: Ingeniería, Compras, Calidad, Administración... Para que la organización funcione es necesario que funcionen todos sus departamentos, cada una de sus áreas. Se puede decir incluso que la eficiencia de una organización está determinada por el departamento que peor funcione (Amendola, 2005Amendola, L. (2005). Mantenimiento su implementación y gestión (Primera Edición, Libro Electrónico). Universitas, Argentina.).

En resumen, parece evidente que el objetivo del Departamento de Mantenimiento de una empresa tendrá como función principal, la aplicación de un Plan de Mantenimiento integral que optimice la vida de los equipos y reduzca al máximo las fallas, siempre en coordinación con el resto de los departamentos de la empresa, para tratar de garantizar la máxima eficiencia del proceso y obtener una productividad óptima. Esto será responsabilidad del gerente o director de la empresa.

El mantenimiento necesita ser un agente proactivo. Las características básicas de toda empresa, deben y tienen que basarse en creatividad, flexibilidad, velocidad, cultura de cambio y trabajo en equipo. En la visión de hoy, el mantenimiento se basa en que no hay mantenimiento, se exige una mayor calificación para evitar fallas y no para corregirlas (mantenimiento proactivo), mayor disponibilidad y fiabilidad en las instalaciones.

Planificación del mantenimiento

La planificación del mantenimiento es una etapa importantísima independientemente del tamaño y complejidad del mismo. Puede ser realizada en un tiempo muy corto cuando existen patrones definidos por la propia repetición del servicio de mantenimiento o demandar de meses de trabajo si se trata de planificar una parada de planta (Duffua, 2012Duffua, S. (2012). Sistemas de Mantenimiento, Planeación y Control. Limusa, Wiley, México.; Duffuaa, 2002Duffuaa, R. (2002). Dixon. 2.002. Sistemas de mantenimiento, planeación y control. Limusa. Mexico.; Mora, 2009Mora, L. A. (2009). Mantenimiento-planeación, ejecución y control. Alfaomega Grupo Editor.).

Muchos son los beneficios alcanzados al llevar un programa establecido de modelos de mantenimiento, programación y control del área de mantenimiento, algunos de ellos son:

Cada una de las acciones o atenciones que requieren los equipos, las modificaciones que se realicen a los sistemas, así como los proyectos que se ejecuten, deben participar de todo un buen proceso de planeación para ubicar en esta fase las potencialidades, obstáculos que se han de superar e incluso valorar todos los recursos requeridos y existentes.

La planeación adecuada, buscando un resultado de calidad se basa en la aplicación de tecnologías adecuadas, trabajo interdisciplinario y en equipo, la formulación de puntos de control que sean para el proceso enriquecedores y que revelen precisamente si se trabaja con el concepto de calidad o si se es distante a él. Vital es planear, sin importar qué tan grande o pequeño es el trabajo a realizar.

El mejoramiento continuo, la planificación ayuda a evaluar y mejorar la ejecución del mantenimiento y la producción en la industria (Amendola, 2002Amendola, L. (2002). PAS 55-ISO 55000. Universidad Politécnica de Valencia, España. http://mantenimientomundial.com ; Amnedola-Smith, 2002Amnedola-Smith, L. (2002). Modelos mixtos de confiabilidad, Universidad Politécnica de Valencia, España., 2002Amnedola-Smith, L. (2002). Modelos mixtos de confiabilidad, Universidad Politécnica de Valencia, España.).

En caso de que se tenga un problema o fallo en un equipo, se puede conceptualizar el planear como la búsqueda de solución a un problema respetando las siguientes recomendaciones:

¿Qué es planificar? Es trazar un proyecto que contengan los puntos siguientes:

Para una gestión efectiva se considera un buen control de inventarios y una actualización continua. Además del almacenamiento de los mismos que debe ser en un lugar de fácil acceso, con una buena distribución y centralizado con el fin de movilizar en el menor tiempo posible. En caso de mantenimientos emergentes conviene tener en cuenta el beneficio y el valor potencial del repuesto para no asumir riesgos ni un inútil almacenamiento.

También se debe tomar en cuenta los presupuestos y las asignaciones requeridas para la obtención y almacenamiento de estos recursos para que el mantenimiento sea efectivo. En este punto se deben calcular, elaborar y controlar los presupuestos.

Pormenorización de los detalles. Se adopta la máxima pormenorización en cuanto a herramientas, máquinas de elevación de cargas y máquinas de operación que de no estar pueden constituir cuellos de botella.

Ordenes de trabajo: Son documentos que informan el desempeño de los equipos o máquinas dentro de la industria y el modelo de mantenimiento que se le aplica, es decir un informe que se presenta periódicamente y según la cronología en que se aplique el mantenimiento a dicho elemento; permite evaluar y analizar las posibles averías, predecir y controlar periódicamente el comportamiento de equipo y maquinaria.

Este documento es de extrema importancia pues el que permite efectuar análisis de criticidad, de falla o cualquier tipo de aplicación de herramientas de mantenimiento. Es esencial cuando se trabaje en la implementación de mantenimientos preventivos y predictivos.

El propósito del sistema de órdenes de trabajo es proporcionar medidas para:

La administración del sistema de órdenes de trabajo es responsabilidad de las personas que están a cargo de la planeación y la programación. La orden de trabajo debe diseñarse con cuidado tomando en consideración dos aspectos. El primero consiste en incluir toda la información necesaria para facilitar una planeación y programación eficaces, y el segundo consiste en hacer énfasis en la claridad y facilidad de ejecución.

Ejecución

Simplemente es poner en práctica lo planeado, buscando siempre la eficiencia y el buen resultado en cada una de las acciones requeridas sin dejar de lado que se debe cumplir con los requisitos y criterios de aceptación ya delineados en la planeación. Es importante la adecuada selección del personal que va a ejecutar el trabajo. Siempre que sea necesario, ejecutar en grupos de especialidades.

Se requiere dar un constante seguimiento al proceso de implementación y es importante recordar que mediante la medición se puede determinar adecuadamente si algo es bueno o no.

Para la ejecución del plan de mantenimiento se debe establecer con carácter obligatorio que:

Control del mantenimiento

La función de control del mantenimiento es la de supervisar la calidad de los trabajos realizados y reúne los siguientes aspectos a controlar: Realizar inspecciones de la calidad de las acciones, los procedimientos, el equipo y las instalaciones de mantenimiento. Qué servicios serán realizados y cuándo. Si están garantizados todos los recursos necesarios.

Definir la adecuada prioridad de los trabajos.

Conservar y mejorar los documentos, los procedimientos y las normas de mantenimiento.

Asegurar que todas las unidades estén conscientes y sean expertas en los procedimientos y normas de mantenimiento.

Mantener un alto nivel de conocimiento, manteniéndose al día con la literatura referente a los procedimientos y registros de mantenimiento.

Hacer aportaciones a la capacitación del personal de mantenimiento.

Realizar análisis de deficiencias y estudios de mejora de procesos empleando diversas herramientas para el control estadístico de procesos.

Asegurar que los trabajadores se ajusten a todos los procedimientos mecánicos y administrativos cuando realicen el trabajo de mantenimiento.

Revisar los estándares de tiempo de los trabajos para evaluar si son adecuados.

Revisar la calidad y disponibilidad de los materiales y refacciones para asegurar su disponibilidad y calidad.

Realizar auditorías para evaluar la situación actualizada del mantenimiento y prescribir soluciones para las aéreas con deficiencias.

Establecer la certificación y autorización del personal que realiza tareas críticas altamente especializadas.

Desarrollar procedimientos para la comprobación de los equipos mantenidos antes de aceptarlos.

El personal de control de calidad del mantenimiento debe ser tan independiente como sea posible una extensión de la fuerza de trabajo.

Asimismo, no realizan inspecciones de producción, ya que tales inspecciones pueden asignarse a inspectores de producción o supervisores del taller. El personal de la unidad de control debe estar formado por técnicos o ingenieros altamente calificados y con una extensa capacitación en aéreas de cómo mejorar la productividad, control estadístico de procesos, mejora de procesos, planeación y programación y medición del trabajo.

Hoy en día existe una gran cantidad de software que garantiza el eficiente control del mantenimiento. Sin embargo, en donde no se disponga de esta posibilidad es factible, el llenado de todos los documentos manualmente, los cuales son recogidos al finalizar el día y digitalizados, efectuando en sección nocturna todo el procesamiento de información para su empleo al día siguiente para realizar la programación.

Evaluar

No es más que decidir si los resultados cumplen con los requisitos y criterios que en un principio se definieron.

Se debe partir de la objetividad. De allí que es vital que la medición se base en géneros cuantitativos en vez de cualitativos.

Realizar un trabajo, una reparación, modificación o proyecto y que dé como resultado que todo funcione, no necesariamente indica que el trabajo fue de calidad y que se haya cumplido adecuadamente el proceso de calidad. Todo debe enfocarse principalmente en función de si se cumplieron tanto los procedimientos establecidos junto con los requisitos predefinidos y lo que es más importante; si se logró la satisfacción de los clientes.

Actuar

En la vida real y en cualquier Gestión de Mantenimiento siempre hay cosas que no salen como son esperadas pero la perseverancia y el mejoramiento ha de ser un aliado en cualquier labor a desempeñar, en especial en la aplicación de un servicio como lo es la GESTION DE MANTENIMIENTO.

Como se puede apreciar, la aplicación de PLANEAR/HACER/EVALUAR/ACTUAR no es más que una herramienta que se puede utilizar fácilmente en la gestión de Mantenimiento tanto como modelo para la resolución de problemas, como para mejorar algo dentro de nuestro proceso de calidad.

Siempre que se sistematice ésta u otra forma de trabajar en el grupo de trabajo, contribuirá a que el conocimiento sobre los equipos, sistemas y situaciones imprevistas sea incrementado paulatinamente y los resultados del trabajo tiendan necesariamente a ser mejores.

La calidad dentro de la gestión de Mantenimiento se logra siendo constantes en cada uno de los procederes desarrollados y para ello se requieren métodos definidos, procedimientos escritos y detallados, documentación, capacitación y medición, ya que todo aquello que no se puede medir indudablemente no se puede mejorar.

Ante todo, lograr el compromiso de todos en el desarrollo del entorno sistemático y agradable que genera el trabajar dentro de un proceso de calidad para obtener la calidad en todo lo que se hace.

Enfermedades graves de las organizaciones

Existen tres enfermedades graves de las organizaciones, que son:

Las tres causan pérdida de la competitividad que se mide por la productividad y ésta por la ecuación $\text{Productividad}=\text{Facturación}∕\text{Costos}$ :